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metodologia e ferramentas para melhorar o fluxo dos projetos em equipe: o que o gepro tem a ensinar?

Atualizado: 10 de dez. de 2021

Hoje vamos te ajudar a estruturar o desenvolvimento de um projeto com metas bem estabelecidas.



Como ter uma metodologia durante seu processo de criação? Como conciliar um trabalho em grupo? Muitas pessoas e empresas se veem perdidas durante o desenvolvimento de trabalhos mais complexos, que exijam um maior cuidado durante o seu planejamento. Para projetos maiores, é necessário que haja uma avaliação cautelosa das suas diferentes etapas e de qual abordagem será a mais apropriada para que você não se perca meio ao caos de um trabalho iniciado do zero.

Por isso, o GePro - nosso departamento de Gestão de Projetos - está disposto a trazer algumas dicas e ferramentas que possam ajudar seus projetos em equipe!

Bom, caso você, leitor, seja da área de tecnologia ou engenharia é muito provável que já tenha se deparado com a metodologia do Scrum. No entanto, se não for esse o seu caso, fique tranquilo! O GePro explica.

Inicialmente usado apenas no meio digital, durante o desenvolvimento de softwares, o Scrum se mostrou uma técnica muito eficiente no desenvolvimento de projetos de equipe no geral. Esse método nos permite contornar problemas complexos, e solucioná-los em pequenas tarefas individuais que são divididas entre os membros de uma equipe, para serem resolvidas de maneira ágil, contornando os impasses iniciais relacionados ao desenvolvimento de projetos maiores.



Mas o Scrum só pode ser utilizado para projetos de tecnologia e engenharia?


Não mesmo! Esse método já é aplicado por diversas empresas dos mais diferentes ramos. O que importa mesmo é adaptar cada conceito ao seu produto específico. Como diz o Scrum Master, David Matthew, certificado pelo Incentive Technology Group: “O método Scrum pode ser usado para qualquer tipo de projeto complexo, a ressalva é que ele funciona melhor quando há um produto concreto que está sendo produzido”.



Então, como essa metodologia funciona?


Antes de tudo, é válido ressaltar que essa metodologia se utiliza de uma linguagem própria com vários termos e designações específicas. Mas não se acanhe com isso, são apenas palavras que se tornarão cada vez mais comuns no dia a dia do trabalho em grupo.

Dentro dessa metodologia, existem duas figuras muito importantes, além da equipe de projeto, que garantirão que tudo ocorrerá bem. São eles o Product Owner e o Scrum Master. O primeiro é responsável por definir “o que deve ser feito”, priorizando as etapas mais importantes do projeto para seu cliente com o backlog de produto, que será explicado posteriormente. Já o segundo atua no “como deve ser feito”, ao garantir a adesão do time à teoria, às práticas e às regras do Scrum, como um facilitador para as atividades. Nenhum dos dois serão “chefes”, pois a equipe tem grande autonomia. O Product Owner e o Scrum Master farão o papel de “líderes-servos”, para ajudar a equipe ao longo da trajetória.

Ao começar o trabalho, os projetos devem ser divididos em ciclos com uma duração de tempo definida. Normalmente, esse período varia entre duas semanas e um mês (lembre-se que isso depende muito das suas metas e prazos). Os ciclos de interações ou de cronograma dentro dos quais a equipe completa conjuntos de tarefas são chamados de Sprint. Um projeto pode ter vários sprints consecutivos, ou até mais que um ocorrendo em paralelo, mas com equipes diferentes.


Para que um Sprint seja finalizado é necessária sempre da confirmação do Product Owner, o qual é responsável por dar a palavra final sobre o projeto e deve representar as vontades do usuário ou cliente. Aqui é válido ressaltar que o Scrum não funciona se houver uma hierarquização rígida, o líder deve servir o grupo e o trabalho comunicativo é essencial.

Durante o desenvolvimento de um sprint, a equipe deve realizar encontros diários ou com um espaçamento regular, sempre no mesmo local e hora, que é chamado de Daily Scrum. Seu objetivo é atualizar o estado de andamento do trabalho. No encontro os membros relatam seus desenvolvimentos até o período, bem como conhecimentos adquiridos, problemas que apareceram e até mesmo opinam sobre questões pertinentes que perceberam individualmente.

Outra questão importante para a definição de um sprint é a criação do Backlog pelo Product Owner, que consiste em uma lista enumerando tudo que o projeto necessita, ordenando por importância e dividindo os produtos finais em tarefas menores. A ideia é que esse backlog seja atualizado a cada daily scrum pelo scrum master conforme os membros atualizam suas necessidades e realizações. Isto ajuda a visualizar o projeto e ver progresso com pequenas etapas, o que acaba sobrecarregando menos e dando mais incentivo para a equipe.

Para que o Scrum funcione perfeitamente é essencial a transparência e comunicação da equipe, os membros precisam estar cientes do que cada um está realizando e quais os progressos e atrasos que estão acarretando para o resultado final. Então é muito interessante e aconselhável que os membros conversem sobre que ferramentas vão adotar para isso, onde vão postar suas dúvidas e feitos, além de deixar cada tarefa acessível. Para isso podem ser usados o Trello, Slack, Miro, Notion ou outras ferramentas que o grupo seja mais afeito, pode até ser um quadro real em que todos anotam dentro de uma sala comum à equipe, uma ferramenta a qual vamos discorrer mais adiante, denominada Kanban.

Ao final de um Sprint, deve ser realizada uma última reunião, ou Scrum Retrospective, onde a equipe contempla o trabalho realizado, analisando suas falhas e acertos, possibilitando a discussão de maneiras de planejar e melhorar o próximo sprint. Cada sprint entregará um resultado que já vai agregar valor ao cliente, sem que ele precise esperar até o fim de todo o projeto para começar a ver os resultados.

Em suma, a metodologia Scrum é uma forma de gerir projetos de grande complexidade e duração, agregando valor para o cliente ao longo dos sprints. Ela vem ganhando muita popularidade atualmente, e muitas empresas estão em busca de bons profissionais que já tenham algum conhecimento sobre como funciona o Scrum para participar das equipes. Além disso, o profissional qualificado para atuar como Product Owner ou Scrum Master é muito requisitado, o que reflete em seu bom salário. Se você se identificou com alguma dessas funções, procure saber mais sobre as vagas disponíveis e sobre cursos para se aprofundar no assunto, uma vez que algumas certificações são requeridas.



Conceito de Pronto


Mas como sabemos que um Sprint chegou ao fim? A criação da definição de pronto deve ser realizada de maneira colaborativa, ou seja, por todos os membros da equipe. Um produto pronto tem a ver com 3 aspectos: não haver nenhuma tarefa pendente do backlog para ser resolvida, ter passado pelos testes e revisões a serem desenvolvidos e programados pela equipe antes do início do projeto, estar nas condições pedidas pelo cliente para sua liberação. O mais importante é saber que testes e etapas o seu produto deve ser submetido para ser considerado ideal ou satisfatório.

Esse estabelecimento é algo com o qual a equipe de desenvolvimento se compromete a cumprir para garantir a qualidade dos resultados. Sendo assim, todos os membros devem estar conscientes e retomarem esse conceito com frequência para que não percam seu propósito. A definição das condições finais do produto é a base para que qualquer processo tenha um resultado satisfatório e um desenvolvimento eficiente, para além de facilitar prever imprevistos e tornar o planejamento algo mais intuitivo.



Kanban


Essa ferramenta surgiu no Japão, e foi introduzido dentro da empresa Toyota. Seu nome significa, literalmente “cartão”, um nome simples mas que sintetiza muito bem o caráter visual da ferramenta.

O Kanban funciona como um grande quadro onde se dispõe um esquema de colunas e cartões, divididos por cores ou formatos diferentes. Os cartões representam as tarefas a serem realizadas para que o produto final seja coerente com o resultado esperado. A coluna representa a condição da tarefa, classificadas em: a fazer, em execução e feito (lembrando que nada impede que outras colunas sejam criadas pela equipe). Os cartões devem ser mudados de coluna conforme o fluxo do projeto.

Uma única equipe pode trabalhar com vários quadros simultaneamente, desenvolvendo mais de um Kanban para o mesmo produto. E o método facilita que a equipe priorize tarefas, numa escala de cor por exemplo, também diminui a necessidade de delegar do líder da equipe, pois todos os membros têm acesso às tarefas, basta que ele altere a tarefa escolhida para em execução para que o restante da equipe saiba o que está acontecendo com o trabalho. Ou seja, o kanban centraliza o trabalho em equipe, fazendo com que todos trabalhem na mesma direção.

O kanban não é uma metodologia de produção, mas um sistema ou ferramenta de trabalho, ele permite organizar o desenvolvimento de um processo já em andamento. Dessa forma ele não substitui o Scrum, mas podem ser combinados, facilitando o trabalho em equipe. Funciona como uma ferramenta não rígida ou que impõe regras para que o processo de trabalho, apenas possibilita que a equipe execute suas tarefas com mais transparência e em comum colaboração.



BIBLIOGRAFIA:

CAMARGO, Robson. Manifesto Ágil: entenda como surgiu e conheça os 12 princípios. Disponível em< https://robsoncamargo.com.br/blog/Manifesto-Agil-entenda-como-surgiu-e-conheca-os-12-principios> Acesso em setembro de 2020.

ESPINHA, Roberto. O que é Kanban: Guia completo. Disponível em <https://artia.com/kanban/#o-que-e-kanban>. Acesso de setembro de 2020

LITTLEFIELD, Andrew. Guia da metodologia ágil e scrum para iniciantes. Disponível em <https://blog.trello.com/br/scrum-metodologia-agil>. Acesso em setembro de 2020.

MATSUMOTA, Leonardo. Definição de Pronto - DOD (Definition of Done). Disponível em <https://leonardo-matsumota.com/2019/03/18/definicao-de-pronto-dod-definition-of-done/>. Acesso em setembro de 2020.

SCHWABER, Ken. SUTHERLAND, Jeff. Um guia definitivo para o Scrum: As regras do jogo. 2013

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